Home » 支援業務仕様

支援業務仕様 

支援業務仕様

 管理組合支援業務にかかる仕様概要は次の通りです。マンションの規模、築年数、保管書類等の状況により異なります。
  1. 管理規約及び細則改正に係る業務

    【業務の流れと内容】▼ …… 【理事会(委員会等)との協議】▼
    管理規約改正の発意、決議
    ① 総会で管理規約等の見直しに向けての検討体制の発意、決議します。
      専門家に協力を要請する場合は予算化。
    ② 理事会で管理規約改正委員会の設置、活動開始。
    ③ 専門家へ依頼することの理事会承認をお願いいたします。
    事前調査業務 ……  1回(3時間程度)×回数
    ④ 理事会・委員会等との現地打合せ、ヒアリング
    ⑤ 保管書類等による現状確認
      ※管理規約、細則、総会議事録、理事会議事録、協定書、覚書等
    管理規約見直し案作成業務
    ⑥ 既存管理規約の精査
    ⑦ 規約見直し素案の作成、協議 ……  3~4回(各2時間程度)×回数
    ⑧ 細則の規約参照条文変更案作成
    ⑨ 住民アンケート実施、集計、報告 ……  1回(2時間程度)×回数
      ※細則の制定・見直しは別途業務
    説明会及び総会関連業務
    ⑩ 住民説明会出席 ……  1回(2時間程度)
      ※見直し案趣旨説明、質疑応答
    ⑪ 総会準備資料、総会議案資料の作成
    ⑫ 総会出席 ……  1回(2時間程度)
      ※見直し案趣旨説明、質疑応答
    ⑬成果物の引き渡し
  2. 管理委託契約の見直し業務

    【業務の流れと内容】
    理事会による発案、決議
    ① 理事会で管理委託費(管理委託契約)見直しの方針を決議します。
    ② 見直し業務を専門家へ依頼することの理事会承認をお願いいたします。
    事前調査業務
    ③ 現地確認、ヒアリング調査を行います。
    ④ 管理委託契約書(仕様書含む)、長期修繕計画書、管理規約等による現状確認をします。
    管理委託内容見直し業務
    ⑤ 居住者向けアンケートの実施
    日常の管理・運営状況に関する管理会社等への不満点、改善要望点等の洗い出しを行います。仕様書通りの業務が行われているか、また、過剰・不必要な委託業務はないかについてチェックし、委託 業務内容の見直しも検討します。
    ⑥ 管理委託仕様書案の作成
    管理の現状確認及びアンケートを勘案し、そのマンションの実状や区分所有者の希望に 合った管理の仕様を提案します。
    管理費見直し方針を決める
    ⑦ 現在の管理会社への委託管理費の交渉
    改定管理業務仕様に基づき、管理委託費の減額及び仕様改定を現管理会社との交渉をサポートします。(必要に応じ他社からの見積りを参考に、管理組合側の希望金額を提示)。
    ⑧ 管理会社の変更
    現管理会社の対応によっては、管理会社を変更して管理委託費を引き下げを図ります。管理業務仕様に基づき複数の管理会社へ見積依頼します。提出された見積り内容について、管理会 社変更後の対応に問題が生じないよう十分時間をかけて検討していきます。
    ⑨ 管理費見直しの方針を理事会で決議
    交渉結果をもとに、現在の管理会社との契約を継続するか、他の管理会社へ変更するか等の方針決定を理事会で行います。
    説明会及び総会関連業務
    ⑩ 住民説明会の開催
     管理委託費節減案に関する住民説明会に際し、趣旨説明及び質疑応答をサポートします。
    ⑪ 総会準備資料、総会議案資料の作成
    管理委託費節減の目的、交渉の経緯と結果、新たな管理仕様の説明、管理費節減後の予算案の提示。

    ※管理会社を変更をする場合、管理会社変更議案を総会へ上程し、普通決議を要します。

    ⑫ 総会出席
     総会に出席し、趣旨説明及び質疑応答をサポートします。
    ⑬ アフターケア
     管理会社の引き継ぎ、調整、その他支援等

  3. 大規模修繕に係る支援業務

    【業務の流れと内容】(※1)
    長期修繕計画に基づき大規模修繕工事の発意、決議
    ① 総会で大規模修繕工事に向けての検討体制を発意、決議します。
      コンサルタント等の選定に関して専門家に協力を要請する場合は予算化。
    ② 理事会で修繕委員会の設置、活動開始。
    ③ コンサルタント選定支援を専門家へ依頼することの理事会承認をお願いいたします。
    工事方式の検討、決定までの支援
    ④工事方式の検討過程で、必要な情報提供や勉強会等のサポートを行い、マンションに適した工事方式が採用されるよう支援いたします。
    工事方式が「設計・監理方式」の場合、コンサルタントの選定方法に関して助言支援を行います。
    工事方式が「設計・施工方式(責任施工方式)」の場合、管理組合の立場に立って、施工業者選定や工事費決定、工事監理などについて工事完了まで修繕委員会及び理事会へ助言支援します。
    コンサルタントの選定支援
    ⑤ コンサルタントの選定
     コンサルタントの公募に際しての支援、選定ヒアリング支援、選定資料の作成
     ※必要に応じて、住民参加型ヒアリングを実施
    コンサルタント選びは金額で選ぶのではなく建物のホームドクター的存在として継続的にお付き合い出来る人材であるかなども考慮して幅広い視点から選定支援を行います。信頼できるコンサルタントを選定できれば、結果的に安く、品質のよい工事ができます。
    悪質なコンサルタントに注意

    設計事務所の業務報酬は国交省告示で決められており、同じ業務内容であれば複数の設計事務所から見積をとっても、金額の差は大きくないはずです。

    ところが告示に従った金額の2分の1や3分の1という極端に安い金額で受注するコンサルタント会社が存在します。

    このようなコンサルタント会社は、施工会社からバックマージンやキックバックを受け取って安価な受注金額の補填をしていたり、工事監理を手抜きしたり、選定には十分注意を払う必要があります。

    ⑥ 適正なコンサルタント費用の予算化
    総会関連業務 (※臨時総会含む)
    ⑦ 総会準備資料、総会議案資料の作成
     コンサルタントの選定方法、内定までの経緯等の総会議案資料の作成
    選定コンサルタント(内定)へ業務を依頼するには、費用を予算案として総会へ上程し、承認を得る必要があります(普通決議)。劣化診断も含めてコンサルタントへ依頼する場合、劣化診断費用も予算化しておくとよいでしょう。
    ⑧ 総会出席
     総会に出席し、質疑応答をサポートします。
    追加業務
    ⑨オプション業務として、劣化診断調査から大規模修繕工事完了まで理事会、修繕委員会をフォロー。
    コンサルタント選定後も大規模修繕の居住者への広報支援や管理組合(理事会、修繕委員会)の立場に立って工事が成功裡に終えられるよう助言支援を行います。
    ⑩アフター保証の点検時立ち会い
  4. 長期修繕計画の見直し業務

    【業務の流れと内容】(※1)
    長期修繕計画見直しの発意、決議
    ① 総会で長期修繕計画の見直しを発意、決議します。
      専門家に協力を要請する場合は予算化。
    ② 専門家へ依頼することの理事会承認をお願いいたします。
    事前調査業務
    ③ 理事会・委員会等との現地打合せ、ヒアリング。
    ④ 保管資料等による現状確認をします。
     ※大規模修繕工事資料、修繕履歴資料、建物診断書、竣工図書、既存長期修繕計画、管理規約等
    長期修繕計画見直し案作成業務
    ⑤ 保管資料の精査
    ⑥ 長期修繕計画見直し素案の作成、協議
     ※長期修繕計画標準様式による
    ⑦ 最終案の理事会説明
     ※必要に応じて住民説明会の開催
    総会関連業務
    ⑧ 総会準備資料の作成
     コンサルタントの選定方法、内定までの経緯等の総会議案資料の作成
    ⑨ 総会出席
     総会に出席し、質疑応答をサポートします。
      ※見直し案趣旨説明、質疑応答
    ⑩成果物の引き渡し

     ★詳細はお問い合せ下さい。



 (※1)建築士や弁護士等の他の専門家との連携が必要な業務があります。
 (※2)お問い合わせ、業務の依頼は「お問い合わせフォーム」または、「お問い合わせ」記載のメールアドレスをご参照の上、ご連絡下さい。

NPO法人 マンション管理パートナーズ

Copyright(c) 2014 NPO法人 マンション管理パートナーズ All Rights Reserved.